Принимая сотрудника на работу, его нужно ознакомить с локальными актами предприятия, которые будут непосредственно регулировать его трудовую деятельность. Факт ознакомления с документами нужно подтвердить подписью сотрудника. На практике существует несколько способов это сделать. Один из вариантов сбора и хранения подписей сотрудников, имеющихся в распоряжении кадрового специалиста – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.
Прием сотрудника на работу – строго регламентированная процедура, состоящая из нескольких этапов:
Штатное расписание компании не относится к локальным документам, с которыми нужно знакомить сотрудников в обязательном порядке. Дело в том, что трудовую деятельность работников оно не регулирует (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Одним из имеющихся вариантов документального ознакомления с внутренними нормативными документами является ведение журнала ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка.
Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.
Единой формы журнала ознакомления с нормативными документами законодательством не установлено. Поэтому его можно оформить в произвольной форме. Купить журнал ознакомления, безусловно, можно. Однако, на наш взгляд, смысл в покупке только в том, что «бумажный» журнал будет прошит и иметь хорошее полиграфическое офрмление. Для удобства наших читателей наши эксперты подготовили бланк журнала ознакомления, который можно скачать.
Журнал регистрации локальных нормативных актов - применяется для регистрации нормативных документов, разрабатываемых и утверждаемых в организации (локальных нормативных актов).
Локальные нормативные акты - акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.
Трудовое законодательство предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).
О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:
Заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка(ст. 56,189,190 ТК РФ);
работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязано знакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
Локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание (Форма Т-3) и график отпусков (Форма Т-7).
Некоторые виды локальных нормативных актов
Обязательные документы:
Штатное расписание (Форма Т-3);
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение о защите персональных данных;
Программа вводного инструктажа;
Положение об охране труда.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
График сменности - обязателен при наличии сменной работы.
Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
И др.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.
ФАЙЛЫ
К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.
В частности, нормативными актами считаются:
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления .
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке » листа следует обозначить:
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.
Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.
Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.
Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.
Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.
В данном документе чаще всего фиксируются:
В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.
Документ утверждается руководителем предприятия.
Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.
Текущее трудовое законодательство подразумевает обязанность сотрудников, которые только что поступили на работу, ознакомиться с локальными нормативами, действующими на территории предприятия. Абсолютно каждый сотрудник должен пройти процедуру ознакомления с основными документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности.
К таким документам можно отнести следующий набор бумаг :
Все эти акты, согласно действующим нормам законодательства, работодатель обязуется предоставить работнику для проведения ознакомления.
В рамках этой документации учитываются только те положения, которые непосредственно связаны с деятельностью поступившего на работу сотрудника. Такое ознакомление обязательно происходит под роспись
.
И это не просто формальность: если данное требование будет проигнорировано, есть вероятность нанесения административного взыскание по статье, связанной с неисполнением требований трудового законодательства.
Уплачивать штрафы не хочет никто, поэтому процесс ознакомления необходимо задокументировать и подтвердить подписью. Есть несколько способов совершения данного мероприятия:
Что касается приказных документов, связанных с приемом на работу, отпусками и другими персонализированными элементами, ознакомление с ними происходит «под роспись», то есть на самом документе ставится подтверждение. А что касается внутренних нормативных актов, касающихся нескольких лиц одновременно, дело обстоит значительно сложнее, ведь если на бумаге будет расписываться каждый штатный сотрудник, по итогу на ней просто-напросто не останется свободного места.
Поэтому работодателям приходится заводить специальные листы и журналы , которые включают в себя все эти информационные сведения. Особенно актуальными подобные документы являются для крупных предприятий с большой среднесписочной численностью персонала.
Что касается нормативных актов и документов, касающихся сохранности персональных сведений, они должны быть составлены строго в соответствии с Федеральным законом №152 ФЗ «О персональных данных». Оформление листов ознакомления осуществляется в форме таблички, это необходимо для удобства заполнения. Журнал обязательно должен быть прошнурован .
Для того чтобы с локальными документами могло ознакомиться большее количество сотрудников, нужно вести журнал , который оформляется по аналогии с листами и прочими бумагами.
Знание сотрудником внутренних нормативных актов и документов – залог успешной и плодотворной работы. Кроме того, владение подобной информацией гарантирует безопасность на производстве и в другой рабочей сфере. Есть несколько причин , по которым не стоит пренебрегать ознакомлением с данным типом документации:
Что касается необходимости самого журнала, то он составляется в целях систематизации всех сведений и их интеграции в одну картину. Принцип действия подобного документа прост и понятен : сотрудник знакомится с правилами и локальными документами, а затем подтверждает этот факт в специальном журнале, проставив свое ФИО, дату, а затем подпись. Журнал удобен тем, что содержит большое количество страниц, в нем может расписаться несколько сотрудников. Такой документ прослужит несколько лет.
Что такое ЛНА? Ответ на вопрос — на видео.
Если обратить внимание на классический образец этого документа, то можно сделать вывод, что структура, состав и форма являются максимально простыми . Традиционно локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми необходимо ознакомить персонал, достаточно много, так что под каждый из них следует выделить несколько страниц.
При этом структура останется прежнем и будет включать в себя следующие важные материалы :
Если есть желание, листы могут подлежать нумерации и прошиванию, но этот аспект не является крайне обязательным. В качестве ответственного лица за ведение такого документа выступает обычно кадровый специалист. Если же организация является небольшой, таким лицом может быть непосредственно сам руководитель.
Отдельно стоит упомянуть такие моменты, как особенности и сроки хранения рассматриваемого типа документации. Данный вопрос не имеет под собой какого-либо регулирования с точки зрения законодательства, поэтому он решается силами исключительно самой организации.
Чаще всего работодатели устанавливают малые сроки хранения таких журналов и листов, составляющие, например, порядка 5 лет . Это большая ошибка, ведь на практике следует установить более продолжительное время хранения, ведь большинство ЛНА хранятся в течение длительного периода времени, поэтому должны пролежать на предприятии минимум 10 лет .
Кроме того, львиная доля сотрудников, ознакомившихся с правилами много лет назад, может потребовать повторного ознакомления. А без наличия такого документа обеспечить доказательство факта их соблюдения проблематично.
Также следует помнить о Приказе, изданном Министерством культуры РФ, №558, который содержит данные о том, что все ЛНА, а также распоряжения, приказы, инструкции о личных данных сотрудников – это документы, имеющие непрерывный срок хранения.
Поэтому целесообразнее всего установить аналогичные требования и для журнала ознакомления с ними. Особенно это касается положений о структурных подразделениях организации, об оплате труда. Поэтому если сотрудники ставят подписи лично, срок хранения должен быть соответствующим.
Чтобы иметь представление о том, что являет собой данный нормативный акт, необходимо ознакомиться с типовым образцом этой бумаги
. Утвержденной законодательно формы журнала и листа не существует. Более того, бумага не является обязательной и даже рекомендованной, поэтому законодатели приняли решение обойти ее своим вниманием.
Тот факт, что организация вводит в документооборот эту форму, является строго добровольным. Поэтому именно от работодателя зависит то, каким именно образом будет происходить решение данного вопроса.
В любом случае, заниматься разработкой нужной формы придется самостоятельно. Главное, чтобы она включала в себя все необходимые сведения и нормативные акты, подлежащие ознакомлению со стороны всех сотрудников. Сформированный бланк должен быть утвержден руководителем фирмы. В этом нет абсолютно ничего сложного.
Традиционно шаблон выглядит в форме таблицы . Над таблицей пишется название нормативного акта, который подлежит ознакомлению, а затем в графы вносятся данные о сотрудниках – порядковом номере, должности, ФИО, подписи. Под таблицей ставятся данные о составителе документа, а также его подпись.
В законодательстве нет обязательного пункта и о том, что документу следует придавать бумажный вид. Журнал может представлять собой и набор отдельных листов, которые помещены в папку-скоросшиватель. Никаких визовых и других данных о том, что бумага утверждена, ставить не нужно, ни на титульном листе, ни по тексту самого документа. Единственное, что рекомендуется учесть, так это дату начала и завершения записей.
Таким образом, лист или журнал ознакомления с ЛНА представляет собой особый документ, который составляется в рамках индивидуального порядка и определяется непосредственно руководством организации.
Существует еще одна форма табличного шаблона данного документа, она выглядит приблизительно следующим образом :
Помимо этих пунктов могут содержаться и некоторые дополнительные положения, которые зависят от индивидуальной ситуации.
Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.
